بيشتر مقاله‌هايي که با موضوع جلسات نگاشته مي‌شوند، به چگونگي مي‌پردازند، در حاليکه براي بهبود فرآيند جلسات بايد به دلايل تشکيل جلسه توجه بيشتري داشت. به عبارت ديگر جلسه‌اي که به دلايل اشتباه برگزار مي‌شود اهميتش در برابر اينکه چرا هنوز اين دلايل و موارد اشتباه براي تشکيل جلسات وجود دارند، بسيار کمتر است.
به گزارش اپليکيشن ايراني، همهٔ ما تجربهٔ حضور در جلسات بد را داشته‌ايم. جلساتي که بدون هدف، دستور جلسه، آمادگي پيش از جلسه، سند، برنامه‌ريزي قبلي، صورت‌جلسه، ليست اقدامات بعدي، پيگيري انجام صورت‌جلسه و ... برگزار مي‌شوند. همهٔ ما از چنين جلساتي بدمان مي‌آيد. همهٔ ما مي‌خواهيم فرآيند برگزاري چنين جلساتي را بهبود ببخشيم. به همين دليل است که نوشته‌هايي با موضوع «مديريت جلسات» از محبوبيت زيادي برخوردار هستند. اما در نهايت بيشتر اين نوشته‌ها ما را به واکاوي و حل مشکل اصلي نمي‌رسانند. مشکل اصلي اين است که بيشتر زمان جلسات براي بررسي هدف‌هاي اشتباه به هدر مي‌روند.
در اين نوشته قصد داريم با پيشنهاد يک راه حل مؤثر، زمان جلسات شما را کاهش دهيم و در مورد جلساتي صحبت مي‌کنيم که به دلايل کم اهميت و نه مشابه هم تشکيل مي‌شوند. تجربه نشان داده است که به‌کارگيري اين توصيه‌ها تا ۹۰ درصد جلسات شما را کاهش خواهند داد.
قطعاً اين حرف بدين معنا نيست که شما مي‌توانيد تنها در ۱۰ درصد از زمان، کار‌هايتان را انجام دهيد بلکه بايد تمام سعي و تلاشتان در اين باشد که مشکلات را در زمان‌هاي کاري خارج از فضاي جلسه برطرف کنيد. به عبارت ديگر بايد مؤثر‌تر و با خلق و خويي بهتر کار کنيد و تلاش کنيد به نتايج بهتري دست يابيد.
اما راز موفقيت در چيست؟
هدف اصلي براي برگزاري جلسات فقط تصميم‌گيري و سپردن مسئوليت به افراد است. هيچ هدفي به غير از اين دو مورد براي برگزاري جلسات پذيرفتني نيست.
پس از اين پس جلساتي از جنس
بحث و گفتگو،
به روز رساني،
گزارش‌دهي،
اطلاع رساني،
ارائهٔ مطلب،
بررسي،
گفتگو،
ارزيابي،
ارتباطي،
هم انديشي،
بازبيني،
و آموزشي نخواهيم داشت. فقط و فقط هدف از تشکيل جلسه بايد دو موضوع تصميم‌گيري و سپردن مسئوليت به افراد باشد.
مطمئناً براي رسيدن به تصميم و مسئوليت‌سپاري بايد تبادل اطلاعات داشت، روند پيشرفت پروژه‌ها را به دقت مورد پايش قرار داد، از آخرين وضعيت موضوعات اطلاع داشت، اسناد و مدارک را به دقت مطالعه کرد، در مورد نظرات مختلف بحث و تبادل نظر انجام داد، انتخاب‌هاي پيش رو را تجزيه و تحليل کرد و هزينه و مزاياي انجام کار را مورد ارزيابي قرار داد. اما از ياد نبريم که اين موارد اهداف مياني ما هستند و آنچه اهميت دارد اين است که هدف نهايي ما از تشکيل يک جلسه فقط و فقط بايد تصميم‌گيري و مسئوليت‌سپاري باشد.
براي رسيدن به اجراي مؤثر فعاليت‌ها در شرکت لازم است که تيم مديريتي هوشمندانه تصميم بگيرد، قاطعانه تفويض کند و بي‌عيب و نقص اجرا کند.
جلسه‌اي خوب است که به دو هدف اول تمرکز کند و بعد به سراغ موضوع سوم برود.
ضربه زدن به توپ
اگر در کلاس‌هاي آموزشي تنيس و گلف شرکت کرده باشيد، حتماً بار‌ها از زبان مربيتان اصطلاح ضربه زدن به ميانهٔ توپ را شنيده‌ايد. شما اگر روي توپ ضربه بزنيد، ضرباتي کوتاه و با کمترين قدرت خواهيد داشت.
اما همگي مي‌دانيم که هدف اصلي بازي گلف اين است که چرخش و نوسان توپ به موقع و در جاي مناسب قطع شود و ضربه‌ها به هر نوعي که زده شوند، تنها وسيله‌اي براي رسيدن به اين هدف اصلي هستند. هدف اصلي جلسات نيز تصميم‌گيري و واگذاري مسئوليت است. اگر شما جلسه‌اي براي بحث و گفتگو تشکيل داه‌ايد، اين جلسات همان ضربه‌هاي کوتاه و کم قدرت در بازي گلف هستند. به عبارت ديگر شما در اين وضعيت با کمترين توانايي و قدرتتان کار مي‌کنيد. به طور قطع شما مي‌خواهيد از طرق گفتگو به تصميم‌گيري و واگذاري مسئوليت برسيد، اما فراموش نکنيد که هدف اصلي دستيابي به اين دو مورد است و نه گفتگو!
امروزه بسياري از افراد در حال تمرين روشي از مديريت هستند که تنها صحبت دربارهٔ يک مشکل را براي حل آن کافي مي‌دانند. در واقع آن‌ها با عزت نفس تمام تنها زماني به بيان توضيحات دربارهٔ کار‌هايشان مي‌پردازند که آن کار‌ها تمام شده باشند.
هيچ‌گاه نمي‌توان از نقش تعهد و قبول مسئوليت به راحتي گذشت. واضح است که اگر انسان‌ها پس از صرف ساعت‌هاي طولاني گفتگو در خصوص يک مشکل، راه حلي برايش پيدا نکنند، افسرده و نا‌اميد خواهند شد.
اهميت و ارزش اطلاعات
تصور کنيد بايد ۲۴ ساعت آينده را در يک سلول انفرادي بگذرانيد. من به شما پيشنهاد مي‌دهم که شماره شانسي را که در قرعه‌کشي عصر حتماً برنده خواهد شد، به شما بگويم. کارت جايزه ۱۰۰ ميليون دلاري در دسترس شماست. حاضريد چقدر براي اين اطلاعات بپردازيد؟
هيچي، حتي يک ريال.
اين اطلاعات هيچ ارزشي ندارد چرا که شما زنداني هستيد و عملاً هيچ کاري نمي‌توانيد با آن بکنيد.
به ياد داشته باشيد اطلاعات زماني ارزشمند هستند که شما با استفاده از آن‌ها به بهترين نتايج دست پيدا کنيد، نتايجي که بدون داشتن اطلاعات رسيدن به آن‌ها غيرممکن به نظر مي‌رسد. به عبارت ديگر اگر اين اطلاعات شما را به سمت انجام کاري متفاوت از زماني که به اين اطللاعات دسترسي نداشتيد، سوق ندهد، هيچ ارزشي ندارد.
در مورد بليت هم شما نه خود امکان خريد آن را داريد و نه مي‌توانيد از شخص ديگري بخواهيد که اين کار را براي شما انجام دهد، پس اطلاعات مربوط به آن نيز هيچ ارزشي نخواهد داشت.
همين منوال براي جلسات نيز صادق است. اگر برگزاري جلسه‌اي اعضا را به سمت يک راه و روش متفاوت و تأثير گذار هدايت نکند، ارزشش صفر است. راه و روشي که قطعاً بدون برگزاري جلسه به آن نمي‌رسيديد.
يک پيشنهاد ارزشمند
براي برگزاري جلسه لازم است تمام اعضا در يک زمان خاص در مکاني مشترک (حتي در فضاي مجازي) حضور داشته باشند. اين بخش حاوي يک پيشنهاد گران بها براي شماست. بدانيد که تنها يک دليل علمي براي توجيه برگزاري جلسه وجود دارد که در ادامه به آن اشاره مي‌شود: طرح‌ريزي تعاملي، بررسي استراتژي‌هاي محتمل، اتخاذ تصميم‌هاي گروهي و واگذاري مسئوليت‌ها در جهت پيشبرد استرانژي منتخبي که به اعتقاد اعضاي تيم امکان رسيدن به هدف مأموريت تيم را بيش از پيش افزايش خواهد داد.
قطعاً دلايل اجتماعي و استدلالي زيادي براي دور هم جمع شدن وجود دارد، اما هدف از برگزاري جلسات منظم دوره‌اي بيشتر پيگيري و پيشبرد وظايف محوله است تا ايجاد ارتباطات.
راه‌هاي زيادي براي به‌روز رساني اطلاعات اعضاي تيم در مورد وضعيت نوآوري‌ها و فعاليت‌هاي تازه، دريافت گزارش‌هاي پيشرفت، به جريان انداختن اطلاعات، بررسي درخواست‌ها، مطرح کردن سؤال‌ها و موضوعات، ابراز مخالفت، بيان پيشنهادها و گزينه‌هاي احتمالي، بدون برگزاري جلسات و ملاقات وجود دارد.
استفاده از ايميل و اشتراک‌گذاري اسناد و حتي استفاده از شيوه‌هاي جديدتري مانند انواع ابزارهاي الکترونيکي به خوبي اين کار‌ها را برايمان انجام مي‌دهند.
قطعاً بايد به طور همه جانبه تأثير راهکارهاي جايگزين جلسات را بر روي چگونگي پيشبرد مأموريت تيم، مورد ارزيابي قرار داد. براي بررسي اين موضوع هر کدام از اعضاي تيم لازم است اطلاعات و دانش خود را دربارهٔ تهديد‌ها و فرصت‌هايي که پيرامون محيط کارشان وجود دارد، به اشراک بگذارند.
براي نمونه، تيم مديريتي يکي از سه شرکت بر‌تر فناوري اطلاعات دنيا که براي چندين سال از مشاوره‌هاي ما بهره مي‌گرفتند، موفق شدند جلسات هفتگي ۴ ساعتهٔ پايش پروژه‌هاي خود را که از طريق ويدئو کنفرانس برگزار مي‌کردند، متوقف کنند. روش جايگزين اشراک‌گذاري اسناد در اين شرکت به شرح زير است و هر مدير پروژه موظف است گزارشي در سه بخش را آماده کند که شامل موارد زير مي‌شود:
۱) کارهاي انجام شده تيم در هفتهٔ گذشته،
۲) کارهاي برنامه‌ريزي شده براي هفتهٔ پيش رو،
۳) مسائلي که براي حل آن نياز به کمک دارند.
و تنها زماني که براي موضوع ۳ نياز به تعامل تمام اعضا باشد، جلسه تيمي برگزار خواهد شد. در غير اين‌صورت براي گفتگو در خصوص جزئيات، مذاکرات فرعي بين اعضاي تيم‌ها برگزار خواهد شد.
در اين حالت نيز تنها افراد مرتبط با موضوع به اين مذاکرات دعوت خواهند شد. هيچ کس در طول اين گفتگو بيکار نخواهد نشست و تمام افراد بايد در راستاي اخذ تصميم و واگذاري مسئوليت‌ها در جهت حل مشکل نقش فعالانه‌اي داشته باشند.
در حال حاضر ميانگين زمان برگزاري جلسات در سطح مديريتي اين شرکت آي تي به ۴ ماه يک بار رسيده است که آن هم به منظور اتخاذ استراتژي‌هاي جديد و ارتباط بين منابع انساني برگزار مي‌شود.
همه افراد اين جلسات را که تنها۱۰ درصد از زمان هفتگيشان را مي‌گيرد، دوست دارند.
Acid Test
اکنون زمان عمل فرا رسيده است، ماژيک قرمزي برداريد و روي دستور جلساتي که واژه‌هايي نظير «بحث و گفتگو»، «به روز رساني»، «گزارش‌دهي» و هر کلمه‌اي به جز تصميم‌گيري دارد، خط بکشيد و حالا ببنيد که چه جلساتي براي شما باقي مي‌ماند.
سپس براي جلسات باقي مانده اين سه سؤال را از خودتان بپرسيد:
- اگر اين جلسه موفقيت آميز باشد، چه کار متفاوتي انجام خواهيم داد؟
- چرا براي انجام اين کار نياز به برگزاري جلسه داريم؟
- اين جلسه چگونه به ما در رسيدن به اهداف تيم ياري خواهد رساند؟
شرط مي‌بنديم که با به‌کارگيري اين روش ۹۰ درصد از جلسات شما محو خواهند شد.
