يکي از بزرگ‌ترين موضوعاتي که يک کسب‌و‌کار کوچک بايد درمورد آن تصميم‌گيري کنند، سرمايه‌گذاري بر راهکارهاي نرم‌افزاري متناسب با نيازهاي خود است. در اين راستا استفاده از تکنولوژي‌هايي که فعاليت‌هاي روزانه با آن‌ها عجين شده، از راه‌حل‌هاي کليدي براي کسبوکارها در هر اندازه‌اي محسوب مي‌شود
به گزارش اپليکيشن ايراني، در چشم‌انداز رقابتي کسب‌و‌کار امروز، بسيار ضروري است که کسب‌و‌کارهاي کوچک از تکنولوژي- به‌طور خاص راه‌حل‌هاي نرم‌افزاري- به عنوان اهرمي براي ارتقاء خود استفاده کنند و از اين طريق بهره‌وري خود را حداکثر کرده و هزينه‌هاي عملياتي خود را پايين نگه دارند. اما قبل از آغاز به اين کار بايد به خريد يا دستيابي به نرم‌افزار متناسب با نيازهاي کسب‌و‌کار خود اقدام کنند که اين کار بي‌ترديد روندي فشرده و متمرکز دارد که نيازمند تلاش و صرف زمان مناسب است اما نبايد باعث نگراني و تشويش شما شود.
بودجه خود را تثبيت کنيد
به‌عنوان يک کسب‌و‌کار کوچک طبيعي است که بودجه، اولين نگراني شما باشد. شما بايد تصميم بگيريد که دقيقا چه بخشي از بودجه کل خود را مي‌توانيد به خريد نرم‌افزار اختصاص دهيد. آيا توان مالي اينکه يک‌باره کل بودجه لازم براي خريد نرم‌افزار را بپردازيد داريد يا ترجيح مي‌دهيد پرداخت‌هاي شما ماهانه باشد؟ هنگاميکه نحوه پرداخت را مشخص کرديد، آسان‌تر مي‌توانيد روش‌هايي براي تامين منابع مالي مورد نياز بيابيد.
نيازهاي خود را تعيين کنيد
راه‌حل مناسب براي هر مشکلي در کسب‌و‌کار با شناسايي نياز‌ها آغاز مي‌شود. يک راه‌حل نرم‌افزاري خاص چه ارزش‌هايي را ميتواند براي کسب‌و‌کار شما ايجاد کند؟ داشتن چه نرم‌افزارهايي خوب است اما دارا بودن آن براي شما کاملا ضروري محسوب نمي‌شود؟ اين‌ها موضوعاتي هستند که بايد درموردشان تصميم‌گيري کنيد. مسلما نرم‌افزارهاي مورد نياز يک شرکت کوچک حمل‌و‌نقل با آنچه يک شرکت بازاريابي تازه تاسيس نياز دارد متفاوت است. با شناخت اولويت‌هاي خود و بررسي فرآيندهاي مختلفي که اکنون به‌کار گرفته‌ايد و توقع داريد در آينده در پيش گيريد، مي‌توانيد ليستي از نيازهاي کليدي خود را تهيه کنيد. همچنين به‌عنوان بخشي از اين روند مي‌توانيد به شناسايي حوزه‌هاي کليدي در کسب‌و‌کار خود بپردازيد که ظرفيت بالقوه بالايي براي پذيرش راه‌حل‌هاي نرم‌افزاري دارند. در اين مقاله به نگاهي سريع به برخي از حوزه‌هاي مشترک در تمام کسبوکارها مي‌پردازيم که استفاده از نرم‌افزار براي انجام عمليات‌هاي روزمره در آن‌ها امري ضروري محسوب مي‌شود:
نرم‌افزار حسابداري
حسابداري و دفترداري از مهم‌ترين کارهايي هستند که در آن‌ها نياز به کاربرد نرم‌افزار براي کمک به نيروي انساني امري حتمي محسوب مي‌شود، چراکه بسيار مهم است کسب‌و‌کار کوچک شما فعاليت‌ها و جريان‌هاي مالي خود را بدون خطا و به‌طور کارآمد پيگيري کند. پس اگر چارچوب کسب‌و‌کار شما به‌گونه‌اي است که نيازمند به يک سيستم متمرکز حسابداري هستيد که بتواند اطلاعات مربوط به ماليات و کليه هزينه‌ها را سريعا در اختيار شما قرار دهد، استفاده از يک نرم‌افزار حسابداري باکيفيت روشي مناسب محسوب مي‌شود.
مديريت ليست کالا‌ها
اگر فکر مي‌کنيد اجرا و تحويل به‌موقع و کارآمد سفارش‌هاي مشتريان در جذب يا از دست دادن آن‌ها موثر است، شما نياز به کمک گرفتن از يک نرم‌فزار مديريت موجودي کالا داريد تا به شما در پيگيري و کنترل فهرست‌هاي موجودي کالا و رسيدگي به سفارش‌ها، خريد، فروش، انتقال و تحويل کالا کمک کند، اين سيستم اطلاعاتي را فراهم مي‌کند تا با استفاده از آن‌ها به مديريت کارآمد جريان مواد، استفاده موثر از افراد و تجهيزات، هماهنگي فعاليت‌هاي داخلي و ارتباط با مشتريان بپردازيد که اغلب با بارکد و تکنولوژي رديابي بي‌سيم کار مي‌کند و از اين طريق ميتواند جنبه‌هاي بيشتري از عمليات شرکت- مانند مديريت انبار، مديريت زنجيره عرضه و مديريت عملياتي- را شامل شود تا محصولات را در حرکت از فروشندگان تا انبار، بين انبار‌ها و سرانجام انتقال به خرده‌فروشي‌ها يا مستقيما به مشتريان پيگيري کند. در واقع اين دسته از نرم‌افزار‌ها تصميم‌گيري و مديريت فعاليت‌ها را برعهده ندارند بلکه اطلاعاتي را در اختيار مديران قرار مي‌دهند تا با استفاده از آن‌ها بتوانند تصميم‌گيري دقيق‌تر و به‌موقع‌تري براي کنترل عملکردهاي کسب‌و‌کار خود داشته باشند.
نرم‌افزار تجارت الکترونيک
اگر شما يک کسب‌و‌کار تجارت الکترونيک به‌صورت B۲B يا B۲C هستيد، ممکن است مايل باشيد بر اپليکشن‌هايي سرمايه‌گذاري کنيد که به شما اجازه مي‌دهند خدمات خود را به‌صورت آنلاين بفروشيد يا کسب‌و‌کار خود را به‌صورت آنلاين پيش بريد، براي مثال ساده‌ترين آن‌ها «نرم‌افزار سبد خريد» (shopping cart software) است که به‌عنوان يک فرم سفارش در دنياي واقعي به‌کار مي‌رود که امکان خريد و فروش راحت از طريق اينترنت را فراهم مي‌سازد. انواع مختلفي از نرم‌افزارهاي سبد خريد وجود دارد که مي‌توانيد از ميان آن‌ها انتخاب کنيد، بنابراين ممکن است بخواهيد قبل از اينکه استفاده از يکي را از صفر آغاز کنيد جوانب مثبت و منفي هر يک را بسنجيد در اين راستا گزينه خريد يا اجاره نرم‌افزار را پيش رو داريد يا مي‌توانيد از نسخه‌هاي ۳۰ روزه‌اي که برخي از اين انواع در اختيار شما قرار مي‌دهند استفاده کنيد.
نرم‌افزار مديريت رسانه‌هاي اجتماعي
اگر حضور شما در رسانه‌هاي جمعي به‌عنوان يک فاکتور مهم در فروش شما مطرح است و از طرفي زمان يا منابع مورد نياز براي پاسخگويي فوري به سوالات و درخواست مشتريان را نداريد، سرمايه‌گذاري براي نرم‌افزارهاي مکالمه‌هاي اجتماعي مانند Hootsuite و Sprout Social منطقي به‌نظر مي‌رسد. ابزارهاي مديريت رسانه‌هاي اجتماعي به شما در صرفه‌جويي در زمان، سازمان‌يافتگي و نظم، افزايش بهره‌وري و بهينه‌سازي کمک مي‌کند. از طرف ديگر اگر مي‌خواهيد حضوري فعال در رسانه‌هاي جمعي داشته باشيد و به شناخت منافع و عرصه‌هاي نفوذ و تاثيرگذاري بر شرکت‌کنندگان در اين رسانه‌ها بپردازيد، سرمايه‌گذاري بر نرم‌افزارهاي تاثيرگذار اجتماعي مانند Klout ميتواند براي شما مفيد باشد. براي ايجاد اپليکشن‌هاي دلخواه در فيسبوک، تبليغات در يوتيوب و ساير رسانه‌هاي اجتماعي نيز نرم‌افزارهاي بازاريابي اجتماعي توصيه مي‌شوند.
نرم‌افزارهاي حمل‌و‌نقل و تدارکات
اگر براي کسب‌و‌کار واردات و صادرات آنلاين خود بايد به شرکاي متعدد حمل‌و‌نقل خود رسيدگي کرده و کار آن‌ها را پيگيري کنيد، مي‌توانيد يک نرم‌افزار تدارکات خوب را به ليست خود بيفزاييد. با کمي تحقيق در اين زمينه مي‌توانيد بهترين نرم‌افزار در اين حوزه را به‌لحاظ قيمت و کيفيت بيابيد.
نرم‌افزار تحليل داده
اگر کار شما شامل استخراج، تجزيه‌و‌تحليل و دستکاري داده‌ها به‌صورت منظم است، نرم‌افزار تحليل داده ميتواند به شما کمک کند. اين نرم‌افزار همچنين براي رسيدگي به حجم انبوهي از داده‌ها مناسب است که امکان سازماندهي آسان، موثر و سريع آن‌ها را فراهم مي‌کند، از طرفي برخي داده‌هاي بزرگ نيز نيازمند رسيدگي به شيوه سازمان‌يافته هستند مانند اطلاعات مربوط به کارمندان، محصولات و مشتريان. انتخاب نرم‌افزار مناسب منابع انساني (HR) يا مديريت ارتباط با مشتري (CRM) ميتواند به شما در انجام اين کار و ماندن در راس کسب‌و‌کار خود کمک کند.
نرم‌افزار مديريت پروژه
مديريت مناسب پروژه نيازمند تعيين اهداف و مراحل عملکرد پروژه از برنامه‌ريزي تا اجرا است، نرم‌افزارهاي اين حوزه به ارائه يک نقشه به مديران مي‌پردازد تا به آن‌ها در مديريت ريسک و تعيين اهداف کاري براي هر عضو از تيم پروژه کمک کند.
نرم‌افزار مديريت پروژه ميتواند به شما در زمينه يافتن نقاط عطف در توانمندي‌هاي خود، زمانبندي، برنامه‌ريزي، تعيين وظايف و تخصيص منابع کمک کند. همچنين ميتواند به ايجاد فروم‌هايي بپردازد که امکان ارتباط آنلاين بين تيم‌ها، فروشندگان و ساير همکاران خارج از سازمان را فراهم سازد.
آيا راه‌حلي براي نيازهاي شما وجود دارد؟
بر اساس نوع فعاليت خود بايد به تحقيق براي يافتن اينکه آيا راه‌حل نرم‌افزاري مناسبي براي پاسخگويي به نيازهاي خاص شما وجود دارد يا نه بپردازيد و بررسي اينکه اگر نرم‌افزاري وجود دارد که کاملا مطلوب شما نيست آيا مي‌توان توسط توليدکننده يا خود شما آن را تغيير داد؟ يا اينکه آيا شرايط لازم براي دريافت اپليکيشن يا سيستم نرم‌افزاري کاملا سفارشي که از ابتدا براي شما طراحي شده را داريد؟ اين‌ها از جمله سوالاتي است بايد در اين راستا به آن‌ها پاسخ گوييد.
